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Canon, attraverso una nuova ricerca condotta a livello europeo da RS Consulting che studia le tendenze tecnologiche in ufficio, ha rilevato che all’interno delle aziende esistono discrepanze tra le opinioni dei responsabili acquisti del settore IT e le reali esigenze degli utenti finali in ambiente office.

Una panoramica di questodisallinamento diffuso è sottolineato nell’Office Insights Report 2013 che evidenzia come questa insufficienza di comunicazione rischi, sul lungo periodo, di penalizzare l’ottimizzazione degli investimenti IT delle aziende, non valorizzandone appieno le potenzialità.

La ricerca è il risultato di un sondaggio online su un campione di 1.671 dipendenti, tra cui 300 decision-makers, appartenenti a diversi settori di mercato e ulteriori 60 interviste telefoniche approfondite rivolte a una selezione di utenti finali provenienti da 12 paesi.

Canon Europa ha commissionato alla società di consulenza RC Consulting un’indagine paneuropea volta ad analizzare come stanno evolvendo le metodologie lavorative in ambito di gestione dei flussi documentali e informativi, e come una maggiore consapevolezza e informazione in merito alle decisioni di acquisto sia tra gli acquirenti di apparecchiature per ufficio sia tra chi influenza gli acquisti stessi, possa delineare delle soluzioni che rispondono al meglio alle esigenze degli utenti di tecnologie in ambienti office. Il sondaggio è stato condotto su un campione di 1.671 utenti finali e responsabili IT di aziende di diverse categorie merceologiche e dimensioni, e su ulteriori 60 interviste telefoniche approfondite.

Un importante dato emerso dalla ricerca consiste nel fatto che, nonostante gli sforzi compiuti per ridurre l’uso della carta all’interno degli uffici, i documenti stampati ed elettronici sono ancora il fulcro di qualsiasi attività lavorativa. Secondo l’indagine, infatti,il 30% degli utenti finali intervistati non sarebbe in grado di svolgere il proprio lavoro, se non avesse accesso a una stampante o a un multifunzione. Ciò significa che se, da una parte i documenti stampati conservano la loro centralità, dall’altra lo scanner, sia esso stand alone che parte di un dispositivo multifunzione, sta diventando uno strumento sempre più vitale all’interno del flusso documentale in quanto consente una digitalizzazione rapida, affidabile e precisa delle informazioni su carta. Documenti cartacei e digitali prodotti con efficienza e qualità facilitano la comunicazione in azienda e agevolano la fruibilità, permettendo risparmio di tempo a beneficio della produttività. Ciò che sta cambiando radicalmente invece, è il modo in cui i dipendenti intendono generare e gestire i documenti stessi a causa di una maggiore flessibilità degli orari di lavoro, della diffusione sempre più massiccia della connettività mobile e della “consumerizzazione” dell’IT.

Anche se per ora il processo sembra essere ancora lento, sempre secondo quanto emerso dalla ricerca, l’evoluzione tecnologica e la richiesta del mercato spingono le imprese ad un cambiamento tecnologico che consenta ai dipendenti di essere operativi anche se fuori dall’azienda. Infatti, nonostante chi utilizzi dispositivi mobili li ritenga indispensabili allo svolgimento del proprio lavoro, solo una minoranza di aziende sta dotando i propri dipendenti di smartphone o tablet.

La maggior parte degli intervistati ha anche manifestato la necessità di suggerimenti e di supporto da parte dei reparti IT al fine di ottimizzare al massimo la produttività, sia che il lavoro venga svolto all’interno sia all’esterno dell’ufficio. Solo un quarto dei rispondenti all’inchiesta ritiene di comprendere appieno le potenzialità delle apparecchiature per ufficio, ciò significa che i benefici dati dall’utilizzo efficiente della tecnologia a disposizione dei lavoratori non sono adeguatamente comunicati. Un aspetto emerso dall’indagine chiarisce che i dipendenti delle aziende non si sentono opportunamente coinvolti, ma al contrario vengano addirittura esclusi quando si tratta di acquisire una nuova tecnologia a uso aziendale. La ricerca evidenzia chiaramente che esiste una richiesta concreta da parte dei fruitori di strumenti tecnologici di approfondire le caratteristiche e le funzionalità di stampanti e multifunzione, oltre al training base previsto, al fine di rendere più efficace il loro lavoro. Per contro, i decision maker dell’IT vedono come un problema il coinvolgimento degli utenti nel processo di selezione dei dispositivi e nella messa a punto dell’infrastruttura. Risulta infatti che le opinioni degli utenti di tecnologia negli uffici europei vengano ascoltate solo in teoria, evidenziando il permanere di un gap di comunicazione.

“Attuare una rapida evoluzione tecnologica a servizio delle esigenze degli utenti oggi è ancora più necessario per poter offrire flussi e modalità di lavoro sempre più efficienti e dinamici ”, ha commentato Teresa Esposito Marketing e Pre-Sales Director Business Imaging Group. “Affinché le aziende mantengano la loro produttività al massimo dell’efficienza è importante che le loro esigenze vengano pienamente soddisfatte dal proprio partner tecnologico. Solo le realtà in grado di comprendere le necessità dei loro utenti riusciranno a identificare le soluzioni IT più adatte, successivamente i responsabili del reparto di information technology dovranno fornire agli utenti le istruzioni adeguate affinché possano trarne il massimo beneficio ottimizzando gli investimenti. Anche il panorama italiano si allinea con i dati emersi dalla ricerca, per questo Canon Italia, in collaborazione con i propri partner, sta conducendo una campagna di informazione attraverso l’organizzazione di seminari, sessioni di training, presentazioni di case history e contatti diretti con i clienti per illustrare i vantaggi ottenibili grazie a un’azione sinergica tra fornitore, responsabili IT e utenti interni alle aziende per la messa a punto di infrastrutture efficaci”.

Un altro elemento che mette in evidenza il divario tra ciò che gli utenti si aspettano e quanto il reparto IT è in grado di offrire loro, è la garanzia della sicurezza dei dati all’interno del flusso di lavoro dei documenti. Oltre i due terzi del personale intervistato che lavora in ambiente office, entra in contatto quotidianamente con documenti riservati o che contengono informazioni sensibili, ma che possono essere stampati su dispositivi liberamente accessibili. Spesso infatti, si dà per scontato che il flusso documentale sia sicuro e raramente si svolgono controlli adeguati per verificarne l’effettiva affidabilità in termini di protezione. Gli utenti sono consapevoli dell’urgenza per le aziende di riuscire a gestire efficacemente la sicurezza dei documenti, mentre in realtà meno del cinque per cento dei responsabili degli acquisti IT dichiara di ritenere le funzionalità di sicurezza un requisito fondamentale per la scelta di un dispositivo di stampa, copia e scansione.

“Risulta evidente quanto la differenza di comunicazione che esiste all’interno delle aziende, tra chi determina gli acquisti IT e i fruitori della tecnologia, possa rivelarsi un fattore in grado di influenzare negativamente la produttività all’interno degli uffici – ha continuato Teresa Esposito – Per massimizzare il valore degli investimenti effettuati dalle aziende, è fondamentale che gli utenti partecipino più attivamente al processo decisionale per l’acquisto dei dispositivi hardware e software che supporteranno i loro flussi di lavoro. Perché ciò avvenga, il partner tecnologico dovrà lavorare in sinergia sempre più stretta con i decision maker IT ma anche con gli user al fine di identificare con più precisione le loro esigenze e soddisfare le loro richieste sin dalle fasi preliminari del processo. Solo in questo modo le aziende potranno acquisire consapevolezza in merito alle potenzialità precedentemente non utilizzate e a riconquistare quella produttività che le rende competitive.”

“Un ulteriore vantaggio dato dalla messa a punto di un flusso documentale efficace in grado di ottimizzare la produttività è l’ottenimento di un migliore ritorno sugli investimenti in soluzioni IT, e il conseguente incremento dei profitti per il business globale”, ha concluso Teresa Esposito.

Le immagini sono disponibili nella galleria fotografica di Canon all’indirizzo:

http://www.canon-europe.com/About_Us/Press_Centre/Image_Library/Products/index.aspx