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Comunicato Stampa (PDF)

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I viaggi di lavoro sono aspetti fondamentali del mondo del business per centinaia di migliaia di persone. Per tale motivo, le aziende spendono molto per far incontrare i loro dipendenti con partner e clienti di altre città o paesi. I viaggi di lavoro non sono solo costosi ma portano via anche tempo prezioso: le numerose ore passate viaggiando impattano sui processi aziendali. I viaggi a breve distanza sono costosi tanto quanto quelli a lunga distanza – si può perdere più tempo spostandosi in città da un appuntamento all’altro rispetto al tempo passato realmente in riunione. Per le aziende è sempre più difficile rifiutare la conferenza web poiché utilizzarla come strumento alternativo ai viaggi è sicuramente una scelta intelligente e positiva per l’azienda stessa.

 

Quanto costa essere fuori ufficio?

Già nel 1880 il Times annunciò che il telefono, come nuova forma di comunicazione, avrebbe potuto sostituire parzialmente i viaggi di lavoro. In effetti la maggior parte delle riunioni di lavoro possono essere effettuate a distanza. Questo approccio permette di ridurre notevolmente i costi operativi, ottimizzando la distribuzione del tempo e delle risorse umane. I partecipanti a una riunione possono evitare di passare il loro tempo in viaggio, partecipando via web o in videoconferenza dal loro ufficio. Il grande vantaggio della conferenza web è che i partecipanti possono essere aggiunti o rimossi anche all’ultimo minuto nel caso in cui non sia più necessaria la riunione, cosa impossibile durante un incontro tradizionale di persona. Un altro vantaggio dei meeting online è la possibilità di registrarli. Dopo una riunione, se qualcosa non è chiaro o se è necessario ritornare su alcuni punti, basta semplicemente guardare la registrazione. 

Il fattore tempo è cruciale in un’economia concorrenziale come quella attuale, perciò una comunicazione aziendale efficace è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori. In quei casi in cui un dipendente è fuori ufficio in un luogo dove può comunicare direttamente con colleghi, partner e clienti, sorge la necessità di integrare costoro nei processi di business aziendali, ovvero nella fruizione di dati da remoto e nei processi decisionali. La videoconferenza permette di ridurre drasticamente le spese relative ai viaggi di lavoro (biglietti, hotel, telefonate, ecc.) dando la possibilità di organizzare incontri periodici tra i team dislocati sul territorio e la sede principale. Anche nel contesto delle retribuzioni si può generare indirettamente del risparmio se si tiene conto del fatto che un dipendente, che attraversa tutto il paese per prendere parte ad una riunione, non ha accesso ai servizi aziendali a scapito della produttività.

I costi legati ai viaggi a breve distanza di un dipendente possono facilmente eccedere lo stipendio mensile, ma in ogni caso il fattore economico non deve essere l’unico motivo per considerare l’acquisto di una soluzione di conferenza web. Di solito sono i dirigenti d’azienda ad essere maggiormente interessati ai sistemi di conferenza web: quando, nella stessa giornata, devono partecipare a diverse riunioni che si svolgono in luoghi diversi, non c’è altra soluzione che incontrarsi online.

Tuttavia i CIO concordano sul fatto che non vi è alcun modo di abbandonare del tutto la pratica dei viaggi aziendali in favore della videoconferenza: si sa che in certi casi è meglio risolvere determinate questioni di persona. Ciò è particolarmente vero per le negoziazioni strettamente riservate. In questo caso il fattore umano gioca un importante ruolo: la comunicazione non verbale può significare molto più delle parole. Per queste situazioni il top management insiste nel non utilizzare la comunicazione da remoto.

 

Il mio ufficio, in nessun luogo e ovunque

Oggigiorno il mercato offre diverse soluzioni di videoconferenza, dai software per PC alle sale di videoconferenza (VC). Le piattaforme VC commerciali permettono di utilizzare i servizi di videoconferenza quasi istantaneamente, senza dover investire in costosi software, hardware o servizi di manutenzione. Quando un’azienda può affrontare spese operative ma non di bilancio, l’outsourcing di soluzioni di videoconferenza può essere la soluzione giusta. Tuttavia queste soluzioni sono solitamente carenti in termini di funzionalità e sicurezza.

Le sale conferenza personali dotate di sistemi di videoconferenza permettono la massima presenza, ampie funzionalità e la più elevata qualità audio e video HD. Queste soluzioni sono costose sia da acquistare che da supportare e richiedono ai partecipanti di essere presenti in una specifica sala.

I complessi pacchetti software per gli ambienti di comunicazione aziendale sono considerati una miniera d’oro dalla maggior parte dei CIO e consentono di risolvere la maggior parte dei problemi di comunicazione con spese accettabili.  Una soluzione universale permette ai dipendenti di collaborare in numerosi scenari (conferenze interattive, dimostrazioni, sessioni di training, ecc.). L’aspetto negativo di questo tipo di soluzione è la qualità inaffidabile delle funzionalità audio e video. .  

Di seguito alcuni consigli per i CIO, basati sull’esperienza con i sistemi di videoconferenza e che possono essere utili quando si prende in considerazione una soluzione VC. 

 

Prestare particolare attenzione alle funzionalità e alla sicurezza delle soluzioni di videoconferenza

Quando si tratta di scegliere una piattaforma di videoconferenza di terze parti, si consiglia di controllare attentamente i requisiti del livello di servizio. Se la vostra attività dipende molto dai vendor/fornitori di soluzioni di videocomunicazione, è indispensabile che il fornitore elargisca il servizio secondo quanto concordato (ad es. secondo i Service Level Agreement):

  • I Service Level Agreement vengono ben definiti, includendo tutti i parametri importanti;
  • Si prevedono multe salate in caso di violazione degli S.L.A.;
  • La capacità del vendor di fornire servizi di manutenzione di emergenza in accordo con gli S.L.A. deve essere valutata oggettivamente, o ancor meglio verificata, durante la fase contrattuale.

Se tutto ciò è documentato nel contratto, il gestore sarà più che motivato a soddisfare le vostre esigenze.

Quando si crea un sistema di videoconferenza, non si deve trascurare né tanto meno risparmiare sulla priorità dei canali di comunicazione e del traffico. Non c’è nulla di più spiacevole di distorsioni audio e video durante una videoconferenza con il top management.

 

Estendere i processi di business a tutta l’azienda

Gli esperti concordano sul fatto che la creazione di sistemi di videoconferenza non si limita all’acquisto del software necessario – è importante stabilire processi di business in tutta l’azienda per una comunicazione efficace e per permette agli utenti formati di utilizzare al meglio il sistema. Inoltre, i manager, in qualità di moderatori delle conferenze, devono essere istruiti su come condurre una sessione di comunicazione remota efficace.

La collaborazione a distanza è il modo più stimolante per cooperare in ufficio: la gestione di team virtuali richiede una maggiore comunicazione, indicazioni più rigorose e una maggiore trasparenza. Il project manager deve indicare chiaramente ai dipendenti i ruoli, le procedure e i flussi di lavoro. Anche nel caso di team sparpagliati geograficamente, un buon manager deve creare spirito di squadra e far sentire tutti connessi tra di loro. Un rapporto sano e basato sulla fiducia tra i membri del team è fondamentale per una collaborazione di successo. Detto questo, le soluzioni tecnologiche che supportano un flusso costante di idee e feedback sono essenziali per la comunicazione tra i team virtuali. 

 

Evidenti vantaggi

Ancora oggi la maggior parte delle aziende è solita discutere al telefono ogni documento spedito via email, ma tale pratica presto sarà sostituita dal lavoro collaborativo con la condivisione dei documenti in videoconferenza.  Ricordiamoci del passato: nel periodo 1995-1997 l’email si faceva strada tra le aziende riscuotendo popolarità, e oggi è una parte fondamentale dei processi di business. La comunicazione online è destinata a seguire lo stesso percorso – presto sarà impossibile lavorare senza. Una nuova generazione di persone sta popolando gli uffici, ovvero coloro i quali utilizzano la videoconferenza in modo del tutto naturale – questa nuova generazione non potrebbe nemmeno immaginare di vivere senza la comunicazione online.

Senza una comunicazione moderna gran parte delle più importanti aziende non occuperebbe la posizione in cui si trova oggi. La dislocazione geografica, la struttura del personale, i prodotti, le offerte – tutto avrebbe seguito uno sviluppo differente.

Ulteriori benefici derivanti dalle soluzioni per la comunicazione aziendale includono anche una maggiore redditività aziendale. Ciò grazie all’intensificarsi delle comunicazioni, alla maggiore rapidità dei processi decisionali e ad una maggiore sinergia tra gli impiegati, inclusi quelli impegnati in viaggi di lavoro, in vacanza o in malattia. Le malattie si diffondono rapidamente e hanno un impatto negativo se il management è riluttante nel permettere alle persone che stanno male di stare a casa qualche giorno.  La comunicazione online permette alle aziende di “prendere due piccioni con una fava” – preservare l’ufficio dalle malattie e aumentare la produttività. Inoltre, risulta più semplice concedere una vacanza se si sa che i dipendenti possono partecipare comunque a meeting importanti o dare una mano ai colleghi da qualunque luogo di villeggiatura.

La videoconferenza risolve gran parte dei problemi legati alla formazione del personale nelle filiali remote. Un’azienda può aumentare rapidamente il livello di qualifica dei dipendenti senza creare discontinuità nei ritmi lavorativi o sostenere spese di viaggio.

In generale, le soluzioni di comunicazione aziendale permettono al personale di comunicare con i propri colleghi in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, di lavorare in modo più efficiente grazie alle riunioni interattive, di condividere in tempo reale le idee tramite la voce o le immagini e di organizzare meeting e seminari utilizzando sistemi di conferenza audio, video e web. In tale direzione le moderne soluzioni di comunicazione aziendale offrono numerose funzioni: trasmissione video, VoIP, chat, teleconferenza, whiteboard, condivisione dei file e screenshot. Le conferenze online, le video chat, le chiamate via web e le visualizzazioni da remoto permettono ai dipendenti di “vivere” lo spirito di squadra, risparmiando tempo e denaro spesi in viaggi di lavoro e chiamate internazionali. In conclusione, il principale beneficio della comunicazione unificata virtuale è proprio una maggiore collaborazione tra i dipendenti. Un team motivato a collaborare produttivamente è una preziosa risorsa di competitività e stabilità in qualsiasi situazione economica.