L’articolo pubblicato recentemente sul nostro blog riguardo la nuova generazione di intranet mi ha portato questa volta a ragionare, spero assieme a voi, sullo stato delle comunicazioni interne del top management.
Nella gestione quotodiana delle intranet corporate mi è capitato spesso di assistere alle modalità attraverso le quali il management comunica con i dipendenti dell’azienda, a quali siano gli strumenti utilizzati dai manager e dal suo team per creare uno spazio web interno sempre più simile ad un vero e proprio ufficio virtuale.

Ecco i 5 consigli per creare un vero e prorpio “office of the managing director” sulla vostra intranet:

1. Partiamo da quella che è la principale domanda che un CEO  dovrebbe farsi: cosa, come e quando comunicare?
Evitate strumenti come i blog aziendali se non avete la possibilità di tenerlo aggiornato almeno settimanalmente, ma soprattutto evitatelo se non avete il tempo di controllare i commenti dei vostri colleghi: non c’è cosa peggiore che rendere un blog un semplice strumento con cui pubblicare annunci.

2. Il  metodo più usato da un CEO o da un manager per comunicare con l’azienda resta l’email: spesso le comunicazioni vanno a sommarsi ad altre decine di messaggi nella nostra casella di posta. Parlate non scrivete!
Un’ipotesi interessante potrebbe essere quella di utilizzare un video, magari mensile, in cui sia il manager stesso ad approfondire gli argomenti di rilievo: casi di successo, iniziative, segnalazioni. Potreste anche decidere di associare all’uscita di questi video un spazio in cui i colleghi possano avere la possibilità di commentare, partecipare e proporre argomenti.

3.  Le comunicazioni quindi dovrebbero essere discussioni aperte, e non unidirezionali. E’ interessante accorgersi come le discussioni aperte su forum interni dal management siano decisamente più visitate e condivise rispetto a semplici messaggi che propongono un approfondimento tramite link a pagine statiche.

4. Creare e mantenere un filo diretto con i colleghi non è semplice, ma un aiuto arriva sicuramente dalla puntualità: uscire con un messaggio al mese è sufficiente, ma il giorno di uscita dovrebbe essere preferibilmente sempre lo stesso

5. Open Q&A: un semplice  aperto a tutti i dipendenti dove un utente può fare domande all’amministratore delegato, alle quali “risponderà” attraverso brevi video.
Mi è capitato di leggere domande che spaziano da argomenti di business ad altri più “personali” come ad es. “Che musica stai ascoltando in questo periodo?”: è proprio questa differenza di argomenti che mostra le peculiarità e l’ingresso del web 2.0 e del  social networking in azienda.

Attraverso il vostro esempio educherete gli utenti e i loro team ad utilizzare questi stessi strumenti per creare relazioni lavorative e personali, e sarete i primi a mostrare l’ormai obbligato passaggio dalle intranet statiche alle intranet 2.0.